Una cosa sembra urgente sin quando non sopraggiunge la successiva ancora più urgente. e questo è un circolo vizioso che ci porta ad essere sempre di corsa, sempre in ritardo. Viviamo vite lavorative ansiogene, inseguendo scadenze assurde, progetti chiesti oggi che dovevano essere pronti ieri, e clienti che vogliono priorità anche dove la priorità non ha motivo di esistere.
Tutto quando lo chiede un cliente sembra una cosa urgente ed importante.
Spesso vedo difficoltà nel discernere questi 2 concetti, profondamente diversi ma che a volte vengono confusi come fossero sinonimi.
Ma ci siamo mai soffermati a pensare a cosa è Importante?
Come gestire le priorità?
e le deleghe?
La matrice di Eisenhower ci viene in aiuto per definire le priorità e capire cosa è davvero importante e cosa è davvero urgente.
La matrice di Eisenhower è costituita da un quadrato diviso in quattro caselle o quadranti, etichettati in questo modo:
- Urgente ed Importante
- Non Urgente ma Importante
- Urgente ma Non importante
- Non urgente e Non importante
Da cui possiamo sviluppare delle considerazioni semplici e dirette:
Quando qualcosa è Urgente ed Importante, devi occupartene tu in prima persona, e devi farlo quando prima. Quello è il 20% che produrrà l’80%.
Questo vuol dire che deve avere la tua attenzione massima e non hai margine di errore.
Per fare un esempio pratico:
Siete un E-commerce Manager, vi accorgete che a causa di un aggiornamento il carrello non funziona più correttamente, finché non lo risolvete l’e-commerce non venderà, ogni secondo che perdete sono soldi che se ne vanno.
È un chiaro esempio di un problema che deve essere risolto subito e anche da una mano esperta.
Quando qualcosa è Non Urgente ma Importante, devi occupartene tu ma non ha senso farlo a rotta di collo, puoi schedularlo. Quantifica il tempo necessario per farlo bene segnalo in agenda.
Per fare un esempio pratico:
Ti accorgi che l’automazione email che ricorda ai clienti l’offerta della settimana, presenta un imperfezione nel testo che rischia di renderlo poco chiaro. Devi sicuramente occupartene tu, ma non c’è fretta, segnatelo in agenda e correggilo quando puoi dedicarci il giusto tempo.
Quando qualcosa è Urgente ma Non importante, devi risolverla in fretta, ma non ha senso che scendi in campo tu, che devi rimanere concentrato sulle cose importanti che determinano il risultato per il tuo obbiettivo. Dunque devi delegarlo correttamente ed assicurarti che venga svolto correttamente ed in fretta, da un collaboratore che lo farà più velocemente di te.
Per fare un esempio pratico:
Ti si accavallano 2 appuntamenti, di cui uno con un fornitore in ritardo. La situazione è urgente, perché la riunione ce l’hai adesso, non può aspettare, ma non è importante, può raccogliere le informazioni anche un collega più libero. Dunque puoi dargli tutte le informazioni utili ed assicurarti che tutto sia andato bene dopo che tu ti sei liberato.
Quando qualcosa è Non urgente e Non importante, è un caso in cui si tratta di task spazzatura, sono cose che nel 90% dei casi ti fanno solo perdere tempo e risorse, devi sbarazzartene senza fretta e fare in modo che non ti ricapitino più (per quanto possibile), richieste di questo tipo. Questi task puoi anche delegarli a colleghi meno competenti e meno occupati, e non investire troppo tempo e risorse per risolverle.
Per fare un esempio pratico:
Un collega lamenta di voler aggiustata la stampante che è rotta da anni e che probabilmente faresti meglio a comprare nuova. Questo probabilmente è un compito che non ti darà nessun risultato se non quello di distrarti dalle cose importanti. Risolvilo/Cestinalo ed in ogni caso mettilo in fondo alla lista delle priorità.
Qui sopra uno schema riassuntivo che una volta memorizzato può darti subito l’idea chiara di come proseguire quando avete un dubbio sul da farsi.
E ricorda: “Chi non ha calma deve aver paura.” – Pirandello
Buona scoperta,
Marco
