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D · Glossario Muza
dì-emme-esse
DMS
s. m. inv. [sigla dall'ingl. Document Management System «sistema di gestione documentale»; piattaforma per archiviare, organizzare e condividere documenti digitali in modo strutturato]
Definizioni
1
L'archivio digitale che sostituisce i dossier.
Sistema software per archiviare, organizzare, cercare e condividere documenti digitali in modo strutturato. Include controllo delle versioni (chi ha modificato cosa e quando), gestione dei permessi di accesso, workflow di approvazione e spesso integrazione con firma digitale.
Esempi
- «Trovare un contratto del 2019 richiedeva mezz'ora nell'archivio fisico. Con il DMS: tre secondi e una barra di ricerca.»
- «Il DMS non è solo un hard disk condiviso: è un sistema con regole, permessi e tracciamento. La differenza è enorme.»
2
Non è una cartella condivisa. È un sistema.
Una cartella su Google Drive o SharePoint senza struttura non è un DMS. Un DMS gestisce versioni, accessi, flussi di approvazione e conservazione legale dei documenti nel tempo.
Esempi
- «Avevamo tutto su Drive senza struttura. Quattro persone modificavano lo stesso file. Con il DMS i conflitti sono spariti.»
Etimologia
I sistemi di gestione documentale nascono negli anni '80 con la digitalizzazione degli archivi aziendali cartacei. Il termine DMS si afferma negli anni '90 con la diffusione dei PC in azienda. Comprende archiviazione, ricerca full-text, controllo delle versioni, gestione dei permessi e workflow di approvazione. Esempi: SharePoint di Microsoft (2001), DocuWare (fondato nel 1988), M-Files (2000).
LE NOSTRE CERTIFICAZIONI
ISO 9001 — Gestione della Qualità
ISO IEC 27001 — Sicurezza delle Informazioni
ISO IEC 27017 — Sicurezza Cloud